واژة بروکراسی را دوگرنی (Vincent de Gournay)، اقتصاددان فرانسوی در سال ۱۷۴۵م ابداع کرد. او به واژة «bureau» به معنای دفترکار مقامات اداری یا میزتحریر یا اداره، پسوند یونانی «cracy» به معنای حکومت‌کردن را افزود و بدین ترتیب واژة بروکراسی را به معنای حکومت مقامات اداری به کار برد. با این وجود اولین تعریف جامع و قابل درک از بروکراسی به عنوان شکلی از مدیریت سازمان، در آثار ماکس وبر به چشم می‌خورد؛ در این تعریف بر دقت، سرعت، وضوح، نظم، قابلیت اطمینان و کارایی به دست آمده از ایجاد یک تقسیم کار ثابت، سرپرستی سلسله مراتبی و قوانین و مقررات مشروح تأکید شده است بروکراسی در ادبیات رایج کشور با نام «دیوان‌سالاری» نیز شناخته می‌شود.
البته تعریف بروکراسی تنها در مدیریت کاربرد ندارد. در علوم سیاسی، بروکراسی عبارت است از حکومت به وسیلة افراد اداری؛ در این نوع حکومت سیستم اختیارات مبتنی بر قدرت قانونی بوده و بخش‌های گوناگون دولت به وسیله کارکنان انتصابی و نه انتخابی اداره می‌شود و به طور سلسله‌مراتبی سازمان می‌یابد و از این طریق در جامعه ایجاد نظم می‌شود بدون اینکه از مشارکت مردم استفاده شود.
مفهوم دوم کلمة بوروکراسی از ماکس وبر شروع می‌شود که در میان جامعه‌شناسان و اندیشمندان سازمان و مدیریت متداول است. در این مفهوم بروکراتیزه‌شدن عبارت است از عقلایی‌شدن فعالیت‌های جمعی. در این حالت بروکراسی به قوانین غیر‌شخصی، تعریف دقیق وظایف، تقسیم مسئولیت‌ها و سلسله‌مراتب اختیارات در داخل سازمان تأکید دارد.
برداشت سومی نیز از بروکراسی وجود دارد که ناشی از عملکرد آن در میان مردم است. این برداشت به پیاده‌سازی نامناسب نظام اداری و نقاط ضعف سازمان‌های اداری اشاره دارد و از مفهوم بروکراسی تعبیری ناخوشایند می‌شود. در این حالت ویژگی‌های بروکراسی عبارت است از: کاغذبازی و تشریفات زاید اداری، کندی، کسل‌کنندگی، یکنواختی، انعطاف‌ناپذیری، پیچیدگی دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها، پاسخ نامناسب به نیازهای محیطی، دلسردی، بی‌انگیزگی، ازخودبیگانگی، رنجش اعضا و نارضایتی ارباب رجوع. اما در مجامع علمی همان مفهومی که ماکس وبر به کار می‌برد، مورد نظر است. به طور کلی بروکراسی وبر دارای ویژگی‌های زیر است
محصولات مرتبط
مبانی مدیریت سازمان
پرسشنامه استاندارد
پاورپوینت