مزايای ارزيابی عملکرد

به طوركلی عملكرد عبارت است از سطح بازده افراد برمبنای اهداف سازمانی. این مقوله در یك سازمان متغیری است كه به دفعات اندازه گیری می شود و به آن توجه خاصی مبذول می گردد، این مسئله زمانی اهمیت پیدا می كند كه درك كنیم موفقیت و شكست یك سازمان به عملكرد كاركنان بستگی دارد.

عملكرد از مجموع رفتارهایی كه افراد در ارتباط با شغل از خود نشان می دهند. عملكرد یكی از مفاهیم بنیادی در مدیریت محسوب می شود چرا كه بسیاری از وظایف مدیریت بر اساس آن شكل می گیرد. به عبارتی نشانگر آن است كه می « عمل- كرد » موفقیت سازمان ها را می توان درآیینه ی عملكردشان مشاهده نمود. كلمه توان هر چیز كه نشان دهنده ی فعالیت یك فرد ، واحد یا سازمان است را به آن نسبت داد.

در عین حال عام بودن این مفهوم باعث شده است تا برداشت های متفاوتی از آن صورت گیرد. با این كه هزینه ها بخش محوری از عملكرد محسوب می شوند، اما عملكرد هر هدف تعالی غیر مادی، قابلیت اطمینان، انعطاف پذیری، كیفیت وسرعت را نیز می تواند در بر گیرد.

موسسات و سازمان ها و دستگاه هاي اجرايي با هر ماموريت، رسالت، اهداف و چشم اندازي که دارند نهايتاً در يک قلمرو ملي و يا بين المللي عمل مي کنند و ملزم به پاسخگويي به مشتريان، ارباب رجوع و ذينفعان هستند تا شرکتي که هدفش سودآوري و رضايت مشتري است و سازماني که هدف خود را اجراي کامل و دقيق وظايف قانوني و کمک به تحقيق اهداف توسعه و تعالي کشور قرار داده، پاسخگو باشند.

تعاريف ارزيابي عملکرد

▪ ارزيابي عملکرد فرايندي است که به سنجش و اندازه گيري، ارزش گذاري و قضاوت درباره عملکرد طي دوره اي معين مي پردازد.
▪ ارزيابي عملکرد در بعد سازماني معمولاً مترادف اثربخشي فعاليت هاست. منظور از اثر بخشي ميزان دستيابي به اهداف و برنامه ها با ويژگي کارا بودن فعاليت ها و عمليات است.

▪ ارزيابي عملکرد در بعد نحوه استفاده از منابع در قالب شاخص هاي کارايي بيان مي شود. اگر در ساده ترين تعريف، نسبت داده به ستاده را کارايي بدانيم، نظام ارزيابي عملکرد در واقع ميزان کارايي تصميمات مديريت در خصوص استفاده بهينه از منابع و امکانات را مورد سنجش قرار مي دهد.

▪ ارزيابي عملکرد عبارتست از اندازه گيري عملکرد از طريق مقايسه وضع موجود با وضع مطلوب يا ايده آل براساس شاخص هاي از پيش تعيين شده که خود واجد ويژگي هاي معين باشد.

ضرورت و اهميت ارزيابي عملکرد

بهبود مستمر عملکرد سازمانها، نيروي عظيم هم افزايي(Synergy) ايجاد مي کند که اين نيروها مي تواند پشتيبان برنامه رشد و توسعه و ايجاد فرصت هاي تعالي سازماني شود. دولت ها و سازمان ها و موسسات تلاش جلو برنده اي را در اين مورد اعمال مي کنند. بدون بررسي و کسب آگاهي از ميزان پيشرفت و دستيابي به اهداف و بدون شناسايي چالش هاي پيش روي سازمان و کسب بازخور و اطلاع از ميزان اجرا سياست هاي تدوين شده و شناسايي مواردي که به بهبود جدي نياز دارند، بهبود مستمر عملکرد ميسر نخواهد شد. تمامي موارد مذکور بدون اندازه گيري و ارزيابي امکان پذير نيست.

لرد کلوين فيزيکدان انگليسي در مورد ضرورت اندازه گيري مي گويد: «هر گاه توانستيم آنچه درباره آن صحبت مي کنيم اندازه گرفته و در قالب اعداد و ارقام بيان نماييم مي توانيم ادعا کنيم درباره موضوع مورد بحث چيزهايي مي دانيم. در غير اين صورت آگاهي و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسيد» علم مديريت نيز مبين مطالب مذکور است. هر چه را که نتوانيم اندازه گيري کنيم نمي توانيم کنترل کنيم و هر چه را که نتوانيم کنترل کنيم مديريت آن امکان پذير نخواهد بود. موضوع اصلي در تمام تجزيه و تحليل هاي سازماني، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه گيري است و از اين رو سازماني بدون سيستم ارزيابي عملکرد قابل تصور نمي باشد.

نتایج اجرای ارزيابی عملکرد:

• ضعف مهارت­ های کارکنان و نيازهای آموزشی آن ها تعيين می ­گردد.
• اطلاعات موردنياز براي برنامه ­ريزي رشد و توسعه به­ خصوص در زمينه منابع انسانی فراهم می ­شود.
• بازخور مناسبی در خصوص ميزان تحقق اهداف ارائه می­ گردد.
• رشد و توسعه (بهبود) در فرآيندها عملی می ­گردد.
• تشويق و تنبيه ­ها نظام­ مند و اثر­بخش می ­گردد.
• ذهنيت مشترک و ارتباط منطقی بين مديريت و کارکنان برقرار می ­شود.
• دارايي ­های مشهود و نامشهود تحت کنترل قرار می ­گيرند.
• ايجاد توازن بين تعارض ­های مختلف در سازمان امکان ­پذير می­ گردد (تعارض بين سود، رشد، کنترل، ذی نفعان و…)
• ابهامات از بين رفته و فضای سازمان شفاف می ­شود.
• اطلاعات کليدی فرآيندها جمع­ آوری شده و زمينه استفاده از تجربيات قبلی، براي برنامه ­ريزی فعاليت­های آتی فراهم می ­شود.
• خطرات و تله ­های ارزيابي عملکرد ناصحيح

در کنار محاسن ذکر شده براي ارزيابی عملکرد، خطرات و تله­ هايی نيز وجود دارد که در صورت بی ­توجهی به آنها، صدمات جبران ­ناپذيری به سازمان تحميل می گردد. اگر ارزيابی­ های انجام گرفته وضع نامطلوب را مطلوب جلوه دهد يا بالعکس، آنگاه ممکن است تصمياتی اتخاذ شود که سازمان را به ورطه نابودی بکشاند. برخی از خطراتی که ارزيابی عملکرد ناصحيح می ­تواند ايجاد کند عبارتنداز:

• ارائه تصوير يک­ بعدی از سازمان در اثر انتخاب معيارهای يک بعدی
• ابهام در تحليل ارزيابی ها در اثر عدم وجود ارتباطات منطقی بين معيارهای مورد ارزيابی و يکپارچه نمودن آن ها
• هدايت سازمان به سمتی غير از جهت­ گيری استراتژيی ها، در اثر ارزيابی ويژگي ­های نامرتبط با استراتژی ها و اهداف

مقالات مرتبط:

پرسشنامه تاثیر مدل EFQM  بر عملکرد شرکت(۲۰۰۶)

 

پرسشنامه استراتژی ارزیابی سازمانی  بوی(۲۰۰۱)